「達成したいことがある!」ならば「タスクシュート」がおすすめ!TascChute Cloud の登場でもう一度自分のタスク管理法について考えてみる

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時間管理ツールの決定版?

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みなさんはどうやって時間の管理をしていますでしょうか?

ここで個人的に過去使ってきた「時間管理法」をご紹介しますと。

まず、「ポモドーロテクニック」です。

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自分の時間の使い方については、年齢を重ねるごとに重要性を感じています。

若い時は多少無理なスケジューリングでもなんとかなったりもします。

しかし、年々歳を重ねてくると無理も効かかなくなってきます。

時間をいかに有効に使うかは若い時以上に重要になってきます(最近、強く実感します)。

ポモドーロテクニックは、

短時間に作業時間を分解し、集中力維持しながら、作業効率を高める

手法として紹介されることも多いのですが。

個人的にはポモドーロテクニックと、タスクシュートは似ているところも多いと感じています。

両者とも重要なのは、「計画」と「改善」

以前はこのポモドーロテクニックを使ってタスク管理をしていました。

ポモドーロテクニックのポイントは、タスクを「細分化」して捉えることです。

達成したいことを短時間のタスクに分類するし取り組むことで集中力を高め、休憩をとりつつ効果的な作業を実現するのがこのポモドーロテクニックのポイントです。

短時間での集中と休憩を繰り返すので、継続すると集中力も高まる。

そのため「集中力の向上=作業効率のアップ」という形で注目されることも多いのですが。

もちろんこれもポモドーロテクニックの大きなメリットなのですが、本質は「計画」と「改善」だと思います。

これはタスクシュートでも同じだと思っています。

時間を効率よく使うためにはまず、「計画」。

そして、「実践」。

最初のうちは、この「計画」と「実践」の間には隔たりがあります。

思っていた以上に時間がかかった作業や、かからなかった作業が出てきます。

こうした作業に実際かかった時間を把握し、次の計画に活かすことで「効率の良い時間の運用ができる」ことがこれら時間管理法の最大のメリットだと感じています。

いわゆる「Plan」「Do」「check」「Act」PDCA ってヤツですね。

これを自分の時間に対して実践していくのがポモドーロテクニックでも、タスクシュートでも重要なポイントになると思っています。

ポモドーロテクニックからタスクシュートへ

ポモドーロテクニックを活用しだしたのは、2013 年くらいだったと思います。

しばらくは、このポモドーロテクニックを使っていました。

ただ、完全ではありませんでした。

ポモドーロテクニックの理論は非常に納得行くものですし、実践してみて「効率が上がった」と感じることもあったので、非常に良かったのですが。

ポモドーロテクニックは「管理」の面が非常に弱いです。

なぜなら、基本的には「アナログ」だからです。

作業を達成するために必要なタスクを切り出し、それぞれにかかる工数を算出。

実際作業をした際に、20分ごとに時間を計測し記録、あとで実際の作業時間と照らしあわせて改善をしていく。

という運用は思いの外時間がかかります。

これではせっかくの効率化された時間が「時間管理」のために消えていくわ!

と、何か時間を上手く管理できるツールが無いか探していました。

ただ、この「作業時間を20分レベル」で管理してくれるタスクツールって意外とないのです。

ToDo リスト系のタスクツールはいっぱいあるんですけどね。

その時に出会ったのが、「タスクシュート」です。

このブログの目的は、ブログのタイトルの通り「仕事を楽しくする」ことです。「楽しくする」には実は2つの意味を込めています。1つめは、仕事を楽しいものにすること。2つめは、楽しく仕事をすること。つまり、楽しくない仕事を楽しいものに変えることと、楽しく仕事に取り組むという2つです。

「タスクシュート」とは、シゴタノ!を主催する大橋 悦夫さんが開発したツールです。

タスクシュートのサイトはこちら。

書籍などもポモドーロテクニックなどよりたくさん出ています。

ただ、私の出会いはその理論というよりも、「ポモドーロテクニックの20分という単位レベル」で工数管理ができるツールとしての出会いが先でした。

最初はタスクと時間を記録できれば都合が良い。くらいにしか思っていなかったんですが。

しかし、実際ツールを購入して中身を見てみると、時間管理ツールとして非常に優れていることに気が付きました。

特に気に入っているのは、今日、明日、一週間後など「未来のこと」も管理できること。

例えば、タスクをすべて記録していくと、「今日 1 日あとどれくらい時間が自由になるのか?」がすぐにわかります。

明日の記録を追加すると、明日の分もわかります。

そうすると、もし今日なんだかのトラブルで明日に伸ばすしかない作業があったとします。

そんな時も先々の詳細な時間管理がすぐにできます。

ポモドーロテクニックだけで時間管理を考えていた時には、この「未来に行うタスク」への意識は殆ど無かったです。

タスクシュートの弱点。「エクセル管理」だったこと。

ただ、タスクシュートにも弱点がありました。

その一つが「エクセル」だということ。

こちらのサイトで配布されているツールはエクセルです。

VBA で組まれたエクセルファイルを購入して使わせていただく利用形式。

私も、正式版を購入して使っていました。

エクセルである以上、制限も多いかったタスクシュート

エクセルファイルで構築されたアプリだったため、そもそも「エクセル」がないと使えません。

エクセルと行っても、Mac 版のエクセルでは基本的には正常動作しません。

もちろん、Linux でも動きません。

利用できる環境がかなり限られます。

また、モバイルシーンも弱い。

ノートPC で Windows エクセルが使えたとしても、ちょっとした記録をわざわざノート PC を取り出して記録するのも大変です。

開発者の大橋さん公認の iPhone アプリ「たすくま」があるのですが、私は iPhone ユーザーじゃありません。

個人的にはこうした問題を解決するために、「Windows タブレット」で使っていました。

Windows タブレットだと持ち運びも楽ですし、記録できるだろうと思っていたんですが…。

実際はそうでもなく。

PC 用で考えられたツールは、タブレット画面では思った以上に使い勝手が良くなく(特に画面(セル)が狭いことや、キーボードショートカットの使いにくさなど)。

利用環境としてオススメするものではありませんでした。

TascChute Cloud 誕生

そういった運用面でやや使いにくい思いをしており、実を言うと最近は「toodledo」に退避していました。

ポモドーロテクニックや、タスクシュートの考え方を実践する上で「toodledo」はかろうじて最低限の機能を持っていました。

webアプリケーションの toodledo はネット接続さえできればどこでもどの端末から利用ができます。

いつもではないのですが、移動や外での作業も多い私としては、Chrome book を主ツールとして利用しています。

できれば、こうした web アプリケーション前提の端末で使えたほうが非常に都合が良かったんです。

しかし、この度ついに TascChute Cloud がサービスインしました。

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もちろん、開発者の大橋さん公認。

ツールの開発をしているのは、jMatsuzakiさん。

システムエンジニアとして6年半の会社員生活を経て独立。ブログを通して、小学生のころからの夢であった音楽家へ至るまでの全プロセスを公開することで、楽しいことを仕事にする生き方を伝えている。2015年からは「jMatsuzaki」名義でのバンド活動を開始。

早速、入会しました。

達成したいことは何なのか?そのために使える時間はどのくらいあるのか?

このタスクシュートをオススメしたいのは「何か達成したいことがある人」です。

それも達成したいことがあるけど、「時間がない」と感じている方にはぜひオススメしたいです。

最初は、細かな時間管理を要求されるツールなのでめんどくささを感じてしまうかもしれませんが、実際活用してみると、いつもより 1 時間物事が終わっていたりするのが実感できるはず…。

TascChute Cloud は昨日からさわり始めたばかり。

こちらでも使い方を紹介できればなーと、思ったり。

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