2時間早く帰れる?生産性を高める Taskchute Cloud で時間管理。重要なのは「現状の時間」を記録するところから

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時間管理術を考えてみる

今回、個人的に期待していた「Taskchute」のクラウド版である「Taskchute Cloud」が公開されました。

今まで、時間管理には「Taskchute」を使ってきました。

これは、「エクセル版 Taskchute」。本家です。

エクセルベースのアプリなので、PC があってエクセルが入っていれば、どこでも動くのですが。

状況によって利用端末が変わる環境で仕事をしていると、ローカルアプリは都合の悪い事も度々。

特に出張時などは持って行ける端末も限られるので、使い方が難しい。

どういった端末からでもアクセスできるクラウド版の登場を待っていました(「たすくま」があるんですけど、iPhone だけ)。

そして、今回ついに「Taskchute Cloud」が登場。

ということで、時間管理ツールを「Taskchute」から「Taskchute Cloud」へ移行する事にしました。

まあ、ベースは一緒なのでツールが入れ替わるだけなのですが。

とはいえ、せっかく整理する機会にもなるのかなということで、個人的な時間管理の話をしつつ、Taskchute Cloud の使い方を紹介してみたいと思います。

とりあえず、まず最初に大切になるのは。

「今どう時間を使っているのか?」という現状把握になると思います。

Taskchute を使うならまず「時間の現状把握」を

memo

時間を効率よく使いたい」。

と、考えた場合。

ベースにあるのは、「現状をより良くしたい」という考えだ思います。

となると、現状がどういった状況なのかを正確に把握する事が必要となります。

現状を「なんだか効率が悪い」という認識でいると、「どう効率良くしていくか?」が明確に判りません。

そこでまず最初にやった方が良いのは、「時間の計測」です。

一日に自分がどんなことをやっているのか記録して把握します。そうすると、どう整理して行けば良いのか判りやすくなります。

では、どうやって記録すればよいの?というところなんですが。

ここから、Taskchute Cloud の出番です。

現状、Taskchute Cloud を使うためには登録が必要です。

こちら参考にしていただければと思います。

TaskChute Cloud の始め方。まずは、登録してみる
TaskChute Cloud に登録してみる とりあえず、まずは登録するところから。 こちら、TaskChute は「シゴタノ...

色々設定する項目はあるんですが、最初は「現状の記録」に集中するので、細かい事は考えずに行きます。

ログインして、「タスクのタブ」を選ぶと、初期状態では何もないかと思います。

taskchute-task

せっかくのツールなのでいろいろ設定したくなりますが、まずは記録だけに集中します。

できれば、「一週間」は記録に集中するくらいで良いと思います。

一週間あればおよそ自分の生活のパターンが計測できると思います。

記録は可能な限り「詳細に」

記録と言われても、どうしたら良いの?

というところなのですが、いちいちストップウォッチで計測するわけではありません。

とりあえず、

いつ始めて

いつ終えた

の時間だけを記録していきます。Taskchute Cloud には簡単にこれを記録できるツールがあります。

これを詳細にやっていきます。

詳細のレベルですが…。

自分の場合は、朝起きた時間から

  • 顔を洗う時間
  • 歯を磨く時間
  • 着替えをする時間
  • 朝食を食べる時間
  • 鞄の中の確認をする時間

などなど。

かなり詳細に計測しました。

もし、朝の情報番組をぼーっと見ていて 10 分過ぎていた…。

なんて事があれば、それも記録しておきます。

あとで不要な時間がどのくらいあったかが判れば、改善する余地にもなるので。

また、ただブランクとしていても見返すとわからないこともあります。

その時は、タスクの終了時間にでてきた「評価」にコメントを付け加えてくと良いかもしれません。

task-comment

ずーっとここまで詳細に時間を把握しておく必要は無いのですが。

例えば朝出かけるまでの時間は何度か計測していれば、どのタスクも同じ程度の時間だとわかってきます。

その場合は「朝のルーチン」という名前で統一しても良いと思います。

「いつも決まった時間には出掛けているんだから、大体どのくらいの時間か判っている」

と、考えがちです。しかし、実際これから時間を整理して行く上で「決して省けない時間」がどれくらいあるのか把握しておく事は結構重要です。

例えば自分の場合、朝出かけるのがギリギリになってしまうことがあったんですが。

task-list-ple

このカバンの準備が実は早い時もあれば、あれもこれもとなると、10数分かかることが判りました。

この準備をちゃんとしておけば、朝がだいぶ楽になるということが判りました。

朝の時間はいつも同じ時刻にでかけているのだから、そう変わらない」。

と、決めつけてしまっていると、見落としてしまう要素でした。

こういった形で、思わぬところに時間がかかっているということが判ったりします。

なので、最初はちょっとめんどくさいですが、事細かに自分がする事にどれくらい時間がかかっているのかを計測することをオススメします。

ここまで細かく記録するとなると、本家エクセルの「Taskchute」は難しいです。

いちいち PC に向かって時間を記録しても良いですが、ちょっと現実的ではないです。

よって、別途他のツールに頼るわけですが。

その際は、「toggl」などが便利ですが、管理上書き写すことが必須になります。

「Taskchute Cloud」ではスマートフォンでもアクセスできるので、細かく時間を入れやすいです。

ログインして、タスクの一覧を表示します。

taskchute-input-time

初期状態では「未設定」が多すぎて初見の方にはわかり難いかも。

四角の場所が「時間」を入力する箇所なのでタップ。

taskchute-input-time-pulldown

タップすると、時間の入力画面が出てきます。

基本、物事が完了したらその都度入力していきます。

「現在時刻」をタップすれば、今の時間がすぐに入ります。

これで自分の行動をどんどん記録していきます。

時間を記録して計測するときのちょっと迷うとこ

何かを始めた時、終えたときに時計をみて時間だけを記録しています。

で、最初はどうしてもあるのですが、

「あれ?今なにやってたっけ?」

という状況。

こういった時は、とりあえず「不明」と書いておけば OK です。

不明と書いてしまうと、ちょっとネガティブかもしれないので、「ブランク」とか言い換えても良いかもです。

時間管理は何もロボットのように動くために存在している訳ではありません。

24時間をびっちり行動ログで埋めてしまう必要はありません(自由を奪うツールではないというのが肝心なところです)。

というかそんな生活は一般的には、無理だと思います。

ぼーっとしてしまったら、そのまま書いておけばよいという感じです。

おそらく記録を続けながら Taskchute を続けていくと、そのうちそういった時間もだいぶなくなってきます。

個人的にはこうした時間がないと人間やっていけないところもあるんじゃないかなと…。

むしろ、そうした時間が一日にどれくらいあるのか知っておくと、今後予定を立てて行く上で重要となります。

そういった時は、ちゃんと「休憩」と入れられるようになると思います。

移動時間をどうするのか

あと、個人的には、出勤する場合の「移動」も状況によって事細かに分類しています。

「電車で移動」する時間とそこから「会社まで歩く時間」といったように分類しています。

これは余裕があるときに少し遠回りをして「ウォーキング」がてら会社へ向かったり。

または、電車内では読書をしたり。

という風に移動時間は移動してはいるんですが、「別の要素」を兼ねていることがあります。

なので、状況によって分けています。

だいぶ細かいなと思われるかもしれませんが、結構細かくわけないと時間はなかなか管理できないと思います。

なれないうちは大変かもしれませんが、「細かく」が大原則です。

意味ないから記録しなくていいや

というのは厳禁です。

社内でのちょっとした会話など、「記録しなくていいか」と、思いがちですが、これが一日に何十回とあればそれなりの時間になります。

この段階で「意味ないから記録しないでおこう」というフィルタリングは不要。

1日1回だけの、ほんの数秒単位の出来事ならいいかもしれませんが。

とりあえずは、1週間は記録だけとる

すぐにでも「タスクシュート」を使って、無駄な時間を改善したいと思うかもしれませんが、この「現状把握」が結構大事だったります。

もちろん、現状の行動に問題がないかを探るという意味もありますが、実際自分がどんな事で時間を消費しているのか?

というのは判っているようで、判っていない事が多いです。

上記では、主に朝のスケジュールを細かく分類していますが、会社での仕事も可能な限り細分化しておきます。

  • メールチェック
  • 休憩
  • ウェブブラウジング
  • 作業時間
  • 電話の時間
  • 考えを整理する時間
  • 会議
  • 昼休み

など。

会社内での行動を逐一記録していきます。

これを「1 週間」ほど記録を続けていくと、徐々に自分がどれくらいの時間をどんな行動に費やしているのかがわかってきます。

それがわかってきたらいよいと改善へと入っていくわけです。

記録がある程度できたら、次回「タスクのスケジューリング」をご紹介したいと思います。

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コメント

  1. タカ派(野球) より:

    これは面白いアプリです。
    なんか時間の家計簿、って感じですね。

    • ざかしんく より:

      タカ派さん

      コメントありがとうございます!もし興味あればつかってみてくださいー。