どうやって「スケジュールを管理」し「メモ」を取っているんですか?人生で初めてそんな質問を受けたので、真に受けて公開してみる。

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記録することを考えてみる

techo

先日、といっても2週間くらいまえ。「福岡ロフト」に行ってきました。

ちょっと文房具を買いに行ったんですが。

そこで手帳売り場の前を通ったんですが、多くの人が手帳を探していました。

あー。もう来年の手帳を探す時期だなと。

個人的にはいろいろ手帳を使ったんですが、結局馴染むものがなく。

いっとき「ほぼ日手帳」とか使っていました。

無印のペンとの相性が良かったりで、使っていたんですが。

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その日から数日後。

新卒 2 年目の会社員女性からこんな質問を受けました。

「ざかしんくさんて、手帳とか使うんですか?」

答えは「No」なのですが。

なぜ、そんなことを聞くのかきいてみたところ。

「スケジュール管理や、メモのとり方をどうしていいかわからない」

とのこと。

どうやら、スケジューリングやメモのとり方で「漏れ」があってちょっとした失敗をしたらしいです。

まあ、今でもそうしたミスをやらかしている私としては全くアドバイスする立場ではないのですが…。

その女性も私に聞いている時点で、相当我を失っているんじゃないかと心配になりましたが…。

場合によっては誰かの役に立つ?のか怪しげではありますが、個人的な「記録」の環境を晒して見たいと思います。

先々の予定を管理する

googlecalendar

基本的に手帳は持っていません。何度かチャレンジしましたが、これは、パソコンの方が使いやすかった。

ほとんど PC の前にいますので、これは環境上必然なのかなと。

なので、スケジュール管理は「Google カレンダー」を使っています。

特に使い込んでいるというわけではなく、仕事やプライベートをいくつかのレイヤーに分けて使っているくらいです。

使いみちは、「先々のスケジュール確認」ですね。

「来週の月曜日空いてます?」

的な問に応えるために利用することが多いです。

机で作業しているときは、PC から。外出先で PC がないときはスマートフォンから。

特に不便はしていません。

というか、これが一番馴染んでいます。

注意点は、外出先での「バッテリー切れ」ぐらいでしょうか。

一日のスケジュール

その女性に話をして、彼女自身が衝撃を受けた…。

いや。余計彼女の頭の中を混乱させたのがこの「その日のスケジュール管理」について。

この一日のスケジュール管理については、「Taskchute Cloud」を主に利用しています。

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こちらでも簡単に紹介しています。

このスケジュール管理の特徴は「その日にやること」は管理するけど「いつするのか」は管理しません。

彼女はスケジュールを立てるときに「朝9時にこれをする。10時にはこれをする」と、かっちり決めていたようです。

そんな彼女にとって、「やることは決めているけど、それをいつするかは状況次第」という発想はなかったようです。

もちろん、打ち合わせや時間が細かく決まっている締め切りなどは自分でコントロールできません。

ただ、それまでの過程における作業(資料作りだったり、調べものだったり)はいつするかをある程度個人でコントロールできます。

とはいえ、仕事をしていると急な仕事の依頼も入ってきますし、電話が鳴ったりすれば、強制的にそちらに時間を取られる。

電話などは、1回数分かもしれませんが、複数回1日に電話がかかってくれば、それなりの「時間」を消費します。

そう考えていくと、一日という限られた時間の中で自分が使える時間というのは思っている以上に少なかったりもします。

そうした中で時間を有効に使おうと思ったら、「いつする」を重要視するのではなく「柔軟に対応できる」ことを目指したほうが効率よい。

というのが個人的な考えです。

この話をした結果、彼女は余計混乱してしまったようですが…。

まあ、そういう考え方もある。くらいに考えてくれたらよいのですが。

メモをとる

onenotelogo

打ち合わせのメモなどは、基本マイクロソフトの「onenote」に書いています。

似たようなアプリには、Evernote などがあります。

一時、Evernote は「流行り」ましたが、個人的には馴染みませんでした。

その結果、onenote に落ち着いています。

リマインダー

googlekeep

どうしても忘れてはならない。あとでリマインドしておきたい。

というメモに関しては、「Google Keep」を使っています。

これは Google Keep の「リマインダー」機能を頼りにしているためです。

これまた Evernote にもあったりするんですけどね。

使ってみたんですけど、残念ながら馴染みませんでした。

こちらは、スマートフォンはもちろんながら、スマートウォッチにも通知が来るので忘れにくい。

そのへんが非常に助かっています。

紙のツールはもっていないの?

質問してきた女性からはデジタルガジェット好きなので、「紙」のツールは持っていない。

と、思われていたんですが。

紙のノートも持っていますし、活用もしています。

ここは手帳を含めどういった方法が良いのかというのは、考えたんですが。

最終的に落ち着いたのは、「普通のノート」です。

キャンパスとか、ああいうやつですね。

どういった場面で使うかというと。

まず、「電池切れ」対策。

デジタルガジェットの最大の欠点は「電池が切れたら終了」な点です。

その際に、紙のノートがあれば安心。というわけです。

あとは、「フリーハンド」です。

PC などに記録する情報は自分で見返すこともできますし、あとで別の人にテキスト情報として共有することも可能です。

ただ、打ち合わせの席では「絵」にすることも大切だったりします。

イメージを相手に伝える場合などは有効だったりします。

そういった使い方をするために紙のツールは必要不可欠になります。

また、自分の考えていることを「まとめる」ためにも使います。

こちら、最近考えている web アプリのメモです。

note

ノートに太めのペンでガンガン書き込んでいきます。

自分が読み返すだけのアイディアなら、可読性もギリギリでよいですし。

打ち合わせなでではこうしたものを書くとあとで、スキャンしたり、スマートフォンで撮影することがあります。

その時、この太いペンは力を発揮します。

力を入れなくても、すらすら書けます。

知人の美意識の高い女性に「センスを感じない!ありえない!」と、バッサリ切られましたが。

まあ、ココで晒してみたものの基本自分が使うものですからね。

あと、紙に出力された web ページのデザインなどに指示を書き込む際には更に威力を発揮します。

画像の中の指示などは、細いペンだと背景に沈んで見えないですからね。

とはいえ、基本考え方はケースバイケース

とはいえ、記録に関しては、その場にある物にメモします。

机の上には、裏紙置いてますし。電話受けてメモするときはそこに書いたり。

また、打ち合わせでや、雑談からその場で始まった即興打ち合わせ。

みたいなシーンでは、「Boogie Bord」を持ち出したりします。

重要なのは、あとはそれを「ある場所」にちゃんとまとめておく(いつでも確認できるようにしておく)ことでしょうか。

失敗して、試してみて

自分ももう若者論を語るオジサンになったのかなーと思いつつ。

最近、結構高学歴な新卒 2,3年目の新人の方とお仕事をする機会が多いのですが。

何といったらよいのでしょう。みんなが相ではないとは思いますが、印象としては完璧主義な子が多い印象。

非常に慎重というか、「失敗しない」ということに非常に気を使います。

まあ、自分の若い頃も多かれ少なかれそういった傾向あったのかも知れませんが。

ある程度経験を積んでから改めて若い世代を見ると、もっと失敗してみたら?

と、思ったりもします。

個人的には手帳なんてその最もたるものじゃないだろうかと。

システムチックなのを買って失敗したり、小さいものを買って失敗したり。

オジサンになってもイロイロ手を出して今でもいろいろ失敗してます。

しかし、そろそろ浮ついたことではダメな年齢になってきたんでしょうか。

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